An Ihrer letzten Messe hatten Sie ein paar sehr interessante Besucher. Und Sie konnten endlich mal wieder mit bereits bestehenden Kunden ein Wort wechseln. Aber es hätten auch noch ein paar mehr sein dürfen? Sie wären nicht der Erste, der uns das sagt. Und wir können Ihnen sagen: Mit etwas zusätzlicher Arbeit erhöhen Sie Ihre Besucherzahl markant.
Es ist wieder die Zeit im Jahr: Messen und Events, soweit das Auge reicht und die Füsse einen tragen. Bestimmt sind auch Sie damit beschäftigt Einladungen zu versenden, Antwortkarten auszuwerten oder den Erfolg des letzten Anlasses zu messen. Sind Sie zufrieden mit den Ergebnissen?
Oft hören wir von Veranstaltern, dass Sie schon zufrieden seien – Aber es hätten auch ein paar Besucher mehr Platz gehabt. Gerne zeigen wir Ihnen heute auf, wie es Ihnen gelingt diese paar zusätzlichen Besucher an Ihren Anlass zu bringen.
Digital oder Analog?
Oft scheiden sich die Geister bereits an dieser Frage: Soll die Einladung einfach elektronisch oder doch lieber per Post verschickt werden? Wir können Ihnen sagen: Es gibt keine pfannenfertige Lösung. Bestimmt kennen Sie Ihre Kundschaft bereits ein wenig und können abschätzen, welches Medium wie gut ankommt.
Wichtig zu beachten, ist bei beiden Wegen, dass das Mailing persönlich aufgebaut ist und nicht auf den ersten Blick als «herkömmliche Werbung» abgestempelt wird. Denn das ist es, was hauptsächlich im Posteingang landet - ob digital oder gedruckt. Rechnungen und Werbesendungen machen einen Grossteil der Post aus. Heben Sie sich deshalb von den 0815-Sendungen ab. Verschicken Sie eine Postkarte, die Ihr Kontakt an seiner Pinnwand aufhängt oder eine E-Mail mit einem Betreff, der nach zusätzlichen Infos schreit.
Vielleicht müssen Sie sich auch nicht für den ein oder anderen Weg entscheiden: Bei manchen Events ist es gerade wichtig, dass die Vorteile beider Kanäle berücksichtigt werden.
Mehrstufiger Prozess
Bestimmt haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass ein mehrstufiger Prozess eine Einladung erfolgreicher macht. Sagen wir Mal, Sie versenden zuerst eine E-Mail und fassen dann mit einer gedruckten Einladung nach. Bestimmt ist diese Methode bereits viel erfolgreicher als eine einzelne E-Mail oder eine versendete Einladung. Oft merken die angeschriebenen Kontakte erst bei einem zweiten Anlauf, dass man wirklich sie einladen möchte und nicht einfach einen Massenversand in die Welt hinaus gestreut hat.
Es gibt nämlich etwa drei Arten, wie Ihre Empfänger auf ein Anschreiben reagiert:
- ca. 1/3 wird den Brief oder das E-Mail öffnen und sofort entscheiden, ob sie die Einladung annehmen oder nicht
- ein weiterer Drittel legt das Schreiben auf die Seite, um es später zu beantworten
- der Rest wird Ihre Sendung wohl ungeöffnet auf den Altpapier-Stapel verbannen
Folgt allerdings nach zwei Wochen ein weiteres Anschreiben an all jene, die sich noch nicht an- oder abgemeldet haben, erinnert es zum Einen all jene, die das Schreiben zur Seite gelegt haben, dass sie sich melden sollten und zum anderen erkennt die dritte Gruppe jetzt vielleicht, dass es eine ernstgemeinte Einladung war.
Wenn nun noch ein dritter Schritt folgt: Umso besser. Aber nehmen Sie bei dieser Nachfassaktion den Hörer in die Hand. Werden Sie persönlich! Denn ein persönliches Gespräch erhöht nicht nur Ihre Chance auf eine Zusage, es ist Ihnen ebenfalls möglich einen Termin zu vereinbaren. Gerade an Messen sind Standbesuche ein effizientes Mittel neue Kunden zu gewinnen oder bekannte Kontakte zu pflegen.
Auswertung nicht vergessen
Ob Sie nun einen zwei- oder dreistufigen Prozess einführen: Vergessen Sie auf keinen Fall die Analyse. Verfolgen Sie mit, wer sich anmeldet und ob die Zahlen in diesem Jahr nun besser sind als im letzten oder nicht. Und vergessen Sie auf keinen Fall, die Arbeit nach der Messe. Gehen Sie Ihre Termine nochmals durch, telefonieren Sie nochmals mit Ihren Kunden oder senden Sie ihnen die versprochenen Unterlagen.
