Wenn saisonale Spitzen zum Höhenflug ansetzen

17.11.2016 09:18:54 / von Markus Buser

Der Bücherherbst, das Weihnachtsgeschäft, die Sommerflaute – fast jedes Unternehmen ist den saisonalen Umsatzschwankungen ausgesetzt. Bei saisonalen Spitzen sind flexible Lösungen gefragt. Flexibel planbare Ressourcen ohne die Fixkosten zu erhöhen, sind der Weg – Ihr erfolgreicher Geschäftsabschluss das Ziel.

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Saisonale Peaks – Wer kennt sie nicht? Fast jede Branche hat eine Jahreszeit, in der mehr Umsatz verbucht wird, als in anderen Monaten. Ein klassisches Beispiel hierfür sind die Krankenkassen, die Jahr für Jahr nach Bekanntwerden der neuen Prämien den grossen Ansturm der Versicherten kaum zu bewältigen vermögen.

Anfragefluten bewältigen

Im letzten Jahr wechselten rund 700'000 Versicherte ihre Krankenkasse. Dementsprechend viele Anfragen mussten bearbeitet und Offerten in kürzester Zeit erstellt werden Gerade bei jährlichen Erneuerungen auf einen fixen Termin sind die saisonale Spitzen klar definierbar und bekannt. Auf einmal klingeln die Telefone pausenlos und die Kontaktadressen werden mit E-Mails überhäuft.

Ohne umsichtige Planung wird man in solchen Situationen auf dem falschen Fuss erwischt und es bleibt in den meisten Fällen keine Zeit mehr, um darauf angemessen zu reagieren. Wer aber einmal diese Erfahrung gemacht hat, sollte sich gut überlegen, wie solche Situationen zukünftig gehandhabt werden sollen. Wir haben Ihnen vier Szenarien zusammengestellt, wie Sie saisonale Spitzen mit unterschiedlichen Auswirkungen auf Ihre interne Organisation und die Kosten meistern können.

1. Die erfahrungsgemäss ineffizienteste und damit teuerste Variante wäre, während einer solchen saisonalen Spitze zusätzliche Festangestellte einzustellen. Denn die Auslastung des erweiterten Teams ist nur während einem sehr begrenzten Zeitraum gegeben. Zudem bedeutet die Einarbeitung und die Betreuung neuer Mitarbeitender eine grosse Herausforderung für das interne Team. Die Vorlaufzeit benötigt einige Wochen und kann, abhängig von der Komplexität der Produkte und Dienstleistungen, bis zu mehreren Monate in Anspruch nehmen.

2. Zeitlich befristete Angestellte hingegen können für eine Teilaufgabe spezifisch ausgebildet werden. Studenten eignen sich zum Beispiel hervorragend für solche Arbeiten und suchen gerade für ihre Semesterferien nach passenden Jobs. Der Aufwand für die Rekrutierung sowie die Schulung bleiben bei dieser Lösung weiterhin vollumfänglich beim Unternehmen. Auch die Personaladministration und die Lohnzahlungen gilt es sicherzustellen. Neue Mitarbeitende benötigen zusätzliche Unterstützung und einen fachlich und administrativ verantwortlichen Vorgesetzten. Bei Abweichungen des effektiven Volumens gegenüber der Planung bleibt das Unternehmen auf sich alleine gestellt und hat kaum Möglichkeiten rechtzeitig zu reagieren.

3. Die Auslagerung von Teilen oder des gesamten Kundenservice ist eine weitere Möglichkeit, die Flexibilität kurz und langfristig zu erhöhen. Allerdings scheitert diese Variante bei einigen Unternehmen an technischen Hürden oder strengen Vorgaben in Bezug auf den Datenschutz. Erst einmal umgesetzt, bietet diese Lösung aber langfristig die höchste Flexibilität und echte Entlastung der internen Ressourcen.

4. Alle vorgenannten Problemstellungen sind uns bestens vertraut. Deshalb haben wir ein Konzept entwickelt, welches nicht nur bei saisonalen Peaks Abhilfe schafft. Wir nennen dieses Modell Inhouse Outsourcing. Dabei bringen wir unsere Fachkräfte in Ihr Unternehmen und unterstützen Sie vor Ort auf Ihrer eigenen Infrastruktur, die Anfragen zu meistern. Inhouse Outsourcing hat folgende Vorteile:

  • Entscheidungswege werden kurz gehalten
  • Datenzugriff in geschütztem und bekanntem Umfeld
  • Know-how bleibt im Haus
  • Flexible Kapazitätsplanung und Verrechnung
  • schnelle Reaktionszeiten

Mit Inhouse Outsourcing konnten wir bereits viele Unternehmen unterschiedlicher Branchen bei der Bewältigung saisonaler Spitzen erfolgreich unterstützen. Dabei sind solche Lösungen auch kurzfristig realisierbar und bieten grösstmögliche Flexibilität. Damit Ihnen zukünftig kein Interessen mehr verloren geht und Sie sich ganz auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren können.

Unsere Expertise

Aus unserer langjährigen Erfahrung stellen wir Ihnen zwei konkrete Referenzprojekte vor. Zum einen die Erfahrungen der Firma Quickline. Der Full-Service-IT-Anbieter wollte neben der Sicherstellung eines qualitativ hochwertigen Kundenservice auch für kurzfristige Peaks besser gerüstet sein. Wir konnten dem Unternehmen helfen.

Das zweite Beispiel handelt vom Elektrizitätswerk der Stadt Zürich ewz. Als das Züricher Stimmvolk 2012 entschieden hat, das Glasfasernetz flächendeckend auszubauen, setzte das ewz für spezifische Aufgaben auf eine externe Lösung. Weil das Projekt bis 2019 befristet ist, sollten die internen Ressourcen nicht zusätzlich ausgebaut werden. In der Zwischenzeit unterstützen wir das ewz auch bei anderen Aufgaben.

Mit dedizierten Teams bei Ihnen vor Ort – dem Inhouse Outsourcing – haben wir auch auf Ihre konkreten Bedürfnisse die passende Lösung parat – flexibel, persönlich, kompetent.

Themen: Personalverleih, Overflow, Inhouse Outsourcing

Markus Buser

Verfasser Markus Buser