Ist der Messestand erstmal geplant, alle Formulare der Messeleitung ausgefüllt und das Geschenk für die Gäste bestellt, ja dann, dann ist meist die Luft draussen. Jetzt ist erstmal der Messebauer dran und du stellst dein Team auf die Messe ein. Soweit so gut, aber was kommt danach? Die wichtigste Arbeit beginnt eigentlich nach der Messe oder besser noch während der Show. Ein paar Tipps, wie dein nächster Event zum Erfolg wird.
Oft geht vergessen, dass ein Event ein Puzzlesteinchen in einem gesamten Dialogprozess ist. Heute würde man sagen ein weiterer Touchpoint, wo sich Anbieter und Kunden treffen. In einigen Branchen gibt es noch Einkaufsmessen, da ist es wirklich so, dass am Messestand der Bestellblock ausgefüllt wird und Abschlüsse getätigt werden. Viele Messenteilnahmen dienen inzwischen aber mehr der Kontaktanbahnung. Das Ziel ist es die Themenkonzentration zu nutzen, um neue potentielle Kunden kennenzulernen, sein Unternehmen und das Angebot zu präsentieren. Gehen wir einmal etwas näher auf genau diesen Fall ein.
Messeteilnehmer ansprechen
Du kennst die Situation nur allzu gut. An einem Messestand stehen die Verkäufer rum und quatschen miteinander. Im Gang laufen potentielle Kunden vorbei, sie schauen verstohlen zum Messestand, dieser ist aber so gestaltet, dass eine Theke eine Schranke bildet und niemand wagt das Gespräch zu eröffnen. Ausser ein bekanntes Gesicht kommt vorbei. Ein Kunde, den man ohnehin alle paar Wochen sieht. Die Messeteilnahme braucht einen Aufhänger, eine Neuheit, eine Story etwas Besonderes eben. Die Verkäufer gehören vor die Theke, in den Gang, wo die Passanten sich bewegen. „Hallo, haben Sie Lust auf einen feinen Kaffee? Zeit um kurz auszuspannen?“ Und schon ist man im Gespräch. Visitenkarten tauschen und die drei wichtigsten Fragen stellen, um abschätzen können, ob es sich um einen potentiellen Kunden handeln könnte.
Dokumentation senden, nicht mitgeben
Niemand schleppt gerne Papier mit sich rum. Entlaste den Messebesucher vom Papierschleppen. Er wird es dir danken, wenn du ihm versicherst, dass er die Dokumentationen am nächsten Morgen in seinem Postfach hat und das Papier nicht rum schleppen muss. Du legst so auch die Basis, dass du noch etwas mehr verbindliche Informationen von deinem Gegenüber erhältst. Halte alles schön auf einem Kontaktrapport fest, so dass das Verarbeiten nachher schneller geht. Noch einfacher wäre natürlich ein iPad, wo du das Formular gleich ausfüllen kannst. Eine einfache Möglichkeit wäre zB. mit Google Forms. Du kannst da super Formulare kostenlos erstellen und hast dann gleich eine saubere Tabelle, die du weiterverarbeiten kannst. Wichtig ist, dass die Dokumentation mit einem guten Mail möglichst am gleichen Tag verschickt wird, so wie versprochen. Das kann man wunderbar in den „toten Zeiten“ am Stand erledigen. Im Mail muss unbedingt angekündigt werden, was weiter folgt.
Messe-Leads nachfassen
Jetzt darf der Faden auf keinen Fall reissen. Hier wird es meistens kritisch. Niemand im Unternehmen hat Zeit die gewonnen Messe-Leads nachzufassen. Wenn du das nicht intern lösen kannst, solltest du diese Aufgabe unbedingt an ein professionelles Call Center, wie beispielsweise Callpoint Telemarketing auslagern. Es ist wichtig, dass die Messe-Nachfassung zeitnah geschieht. Es zeigt sich immer wieder, dass nicht das beste Angebot am Schluss gewinnt, sondern derjenige, welcher eben diesen Sondereffort macht und dran bleibt. Wie häufig ist es dir schon passiert? Du hattest ein gutes Gespräch am Messestand und dann passierte einfach nichts mehr. Das Unternehmen hätte sich besser die Messe gleich gespart.
Telemarketing im Voraus planen
Die Abschätzung, ob die Messe-Leads intern telefonisch nachgefasst werden können oder nicht, sollte vor dem Event geschehen. Es ist damit möglich alles sauber vorzubereiten und die notwendigen Ressourcen zu reservieren. Nur so lässt sich der Dialog-Prozess in einem Guss und „rumpelfrei“ gestalten. Die Zahnrädchen greifen dann schön ineinander und deine Messe wird zum Erfolg.
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